آموزش گام به گام نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی
ایمیل‌های رسمی از چند دستورالعمل ساده پیروی می‌کنند تا موفقیت آمیز باشند. هنگام ارسال ایمیل باید از لحن و قالب‌های حرفه‌ای استفاده کنید. اگر برای اهداف شخصی، آکادمیک یا حرفه‌ای نیاز به نوشتن یک ایمیل رسمی دارید باید نحوه صحیح نوشتن آن را یاد بگیرید تا به مقصودتان برسید. در این مقاله از آموزش زبان انگلیسی با ما همراه باشید تا ۰ تا ۱۰۰ نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی را با هم باد بگیریم.
ایمیل رسمی به انگلیسی
ایمیل رسمی ایمیلی است که از یک زبان حرفه‌ای و قالب‌بندی واضح برای شروع یا ادامه بحث در مورد یک موضوع حرفه‌ای استفاده می‌کند. ایمیل‌های رسمی اکثراً مربوط به ارتباطات کار هستند.
چرا نحوه ی نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی مهم است
فهرست محتوا
ایمیل‌های رسمی مهم هستند زیرا شرایط مناسبی را برای اتفاقات مهم ایجاد می‌کنند. هنگامی که شخصی ایمیلی از یک فرد ناشناس دریافت می‌کند، قالب بندی آن نشان می‌دهد که آن پیام جدی است یا نه. لحن محترمانه یک ایمیل رسمی به دو طرف کمک می‌کند تا یک گفت و گو درست داشته باشند.
نوشتن نامه انگلیسی رسمی با غیررسمی
برای اینکه تفاوت‌های اصلی این دو ایمیل را بشناسید و از این پس به درستی ایمیل دهید موارد زیر را به دقت مطالعه کنید.
- مخاطبان
ایمیل‌های رسمی هنگام برقراری ارتباط با مخاطبان کاری مانند همکاران، مشتریان و نمایندگان سایر مشاغل / اشخاص مهم یا مقامات دولتی استفاده می‌شوند اما ایمیل‌های غیررسمی مخصوص افرادی است که رابطه صمیمانه‌تری با آن‌ها داریم.
- قالب بندی
ایمیل‌های رسمی عموماً از یک فرمت ساده (مقدمه، متن اصلی و پایان) پیروی می‌کنند اما ایمیل‌های رسمی ممکن است بدنه نسبتاً طولانی‌تری داشته باشند.
- نگارش و دستور زبان
ایمیل‌های رسمی باید از قوانین دستور زبان پیروی و از غلط املایی اجتناب کنند. ایمیل‌های رسمی نشان دهنده مهارت‌های ارتباطی و توانایی شما در نوشتن هستند اما ایمیل‌های غیررسمی فقط باید از نظر گرامری صحیح باشند. آن‌ها اغلب لحن محاوره‌ای دارند و از کلمات عامیانه استفاده می‌کنند.
- محتوا
ایمیل‌های رسمی معمولاً آموزنده هستند یا حاوی درخواست‌های مؤدبانه می‌باشند اما ایمیل‌های غیررسمی معمولاً حاوی محتوای شخصی یا سرگرم‌کننده هستند.
نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی
اگر می‌خواهید یک ایمیل رسمی بفرستید تا تأثیر حرفه‌ای داشته باشد، مراحل زیر را گام به گام انجام دهید:
- یک آدرس خوب برای خودتان بسازید
لازمه یک ایمیل رسمی یک آدرس حرفه‌ای است. آدرس حرفه‌ای می‌تواند آدرس موسسه آموزشی، محل کار یا یک آدرس کاملاً شخصی باشد که از نام شما با کمترین علامت و اعداد تشکیل شده است. یک آدرس ایمیل حرفه‌ای از محتوای پیام شما پشتیبانی می‌کند.
- موضوع خود را مشخص کنید
موضوع شما مستقیماً موضوع ایمیلتان را بیان می‌کند. موضوع باید تا حد ممکن مختصر باشد.
- از یک سلام رسمی استفاده کنید
متن ایمیلتان را با یک سلام رسمی شروع کنید به‌عنوان مثال گیرنده را با یک عنوان خوب یا نام خانوادگی خطاب کنید.
- خودتان را معرفی کنید
اگر قبلاً با گیرنده ارتباط نداشتید در اولین جمله خودتان را معرفی کنید به‌عنوان مثال نام خود را بگویید و رابطه خود را برای گیرنده توضیح دهید.
- پیام خود را به‌طور مختصر در میان بگذارید
از حالا به بعد می‌توانید درباره جزئیات بیشتری صحبت کنید به‌عنوان مثال در مورد خودتان توضیح دهید. این بخش باید حدوداً یک یا دو پاراگراف باشد.
- با قدردانی ایمیلتان را به پایان برسانید
در پاراگراف آخر از گیرنده به خاطر زمانی که برای خواندن و پیام شما گذاشته تشکر کنید.
- ایمیل خود را تصحیح و ارسال کنید
قبل از کلیک کردن رو گزینه ارسال، ایمیل خود را یک بار دیگر به دقت بخوانید و در صورت لزوم آن را تصحیح کنید. ایمیل شما باید بدون هرگونه اشتباه تایپی یا گرامری باشد. برای این کار می‌توانید از یک ویراستیار آنلاین کمک بگیرید.
اصطلاحات لازم برای نوشتن ایمیل رسمی
در اینجا چند پیشنهاد برای یادگیری زبان انگلیسی و نوشتن ایمیل داریم:
طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
| امیدوارم حالتون خوب باشه
|
I hope you are well. |
| امیدوارم تا اینجا هفته خوبی را سپری کرده باشید. |
I hope you’ve had a great week so far. |
| امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید. |
I hope you have a good weekend. |
| امیدوارم تعطیلات خوبی داشته باشید . |
I hope you have a good holiday. |
| متشکرم از اینکه مرا مطلع کردید. |
Thanks for letting me know. |
| از تماس شما متشکریم. |
Thank you for your call. |
| از تماست ممنونم. |
Thank you for your call. |
| با تشکر از ایمیل شما. |
Thanks for your email. |
| از پاسخ سریعتان ممنونم. |
Thank you for your quick response. |
| خیلی خوب بود امروز با شما آشنا شدم. |
It was very nice to meet you today. |
| ممنون که در این مورد با من تماس گرفتید. |
Thank you for contacting me about this. |
| سال نو مبارک. |
happy New Year. |
| تعطیلات شاد. |
happy holidays. |
شروع یک ایمیل غیررسمی
| امیدوارم حال شما خوب باشد. |
I hope you are fine! |
| امیدوارم که همگی خوب باشید. |
I hope you are all well. |
| امیدوارم همه چیز به خوبی پیش برود. |
I hope everything goes well. |
| اوضاع چطوره؟ |
How’s everything? |
| چطوری؟ |
How’re you? |
| یادآوری دوستانه به… |
A friendly reminder to… |
| سؤال سریع… |
quick question… |
| دیدن نام شما در صندوق پستی من عالی است. |
Great to see your name in my inbox! |
نوشتن نامه رسمی انگلیسی به استاد
اگر نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به دانشگاه را یاد ندارید یا نمی‌دانید برای شروع صحبت با استادتان از چه واژگانی استفاده کنید جدول زیر را بخوانید:
| امیدوارم حالتون خوب باشه. |
I hope you are well. |
| امیدوارم هفته خوبی داشته باشید. |
I hope you have a good week. |
| امیدوارم تعطیلات خوبی را سپری کرده باشید. |
I hope you have spended nice holidays. |
| کلاس امروز عالی بود. |
Today’s class was great. |
| از ارسال تکالیف متشکرم. |
Thank you for sending the assignments. |
| ممنونم بابت اطلاعات. |
Thank you for the information. |
| از پاسخ سریعتان ممنونم. |
Thank you for your quick response. |
| من یک سؤال فوری دارم در مورد… می‌تونم از شما راهنمایی بگیرم! |
I have a urgent question about… can I ask for your help! |
شروع ایمیل به رئیس
| امیدوارم هفته خوبی داشته باشید. |
I hope you have a good week. |
| امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید. |
I hope you have a good weekend. |
| با تشکر از ارسال این اطلاعات. |
Thanks for posting this information. |
| از پاسخ سریعتان ممنونم. |
Thank you for your quick response. |
| با تشکر از کمک شما. |
Thanks for your help. |
| من در مورد… سؤال داشتم. |
I had a question about… |
| من یک سؤال فوری داشتم. |
I have an urgent question. |
نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی به منظور پیگیری
| فقط خواستم پیگیری کنم. |
I just wanted to follow up. |
| فقط این را به بالای صندوق ورودی خود برسانید تا در صورت گم شدنش آن را سریعاً پیدا کنید. |
Just pin this to the top of your inbox so you can quickly find it if it’s lost. |
| می‌دانم صندوق‌های ورودی مکان شلوغی هستند بنابراین خواستم یک یادآوری کنم. |
I know inboxes are busy places so I wanted to give a reminder. |
| من چیزی در مورد x نشنیدم، آیا سؤالی دارید؟ |
I haven’t heard anything about x, do you have any questions? |
| همان‌طور که در تماس امروز خود صحبت کردیم… |
As we discussed in our call today… |
| همان‌طور که وعده داده شده بود، اینجا … |
As promised, here… |
| هفته گذشته مقدمه‌ای فرستادم و خواستم دوباره آن را پیگیری کنم. |
I sent an introduction last week and wanted to follow up on it again. |
ارسال ایمیل به همکار
| مجدداً من هستم! فقط آن گزارش را پیگیری کنید. |
me again! Just follow that report. |
| می‌دانستم اعلان‌هایتان را روشن می‌کنید. |
I knew you had your notifications on. |
| یک سؤال سریع… |
A quick question… |
| کمک فوری نیاز دارم. |
I need urgent help. |
| خیلی خوشحالم که از تعطیلات برگشتی. |
I’m so glad you’re back from vacation. |
قالب ایمیل رسمی
برای اینکه روش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی را بهتر یاد بگیرید به قالب زیر نگاه کنید:
موضوع: (مختصر و واضح)
عزیز (نام گیرنده)
نام من (نام شما) است و من (رابطه یا ارتباط با گیرنده را توضیح دهید) هستم. من برای (بیان دلیل تماس با گیرنده) می‌نویسم.
(پیشینه‌ای در مورد خود ارائه دهید و مقاصد خود را توضیح دهید). (هر گونه اطلاعات مهم اضافی را ارائه دهید و پیام خود را مختصر نگه دارید).
ممنون به خاطر وقتی که گذاشتید. امیدوارم به زودی (با شما صحبت کنم / از آن بشنوم / ملاقات کنم).
(اسم شما)
(اطلاعات تماس)
متن ایمیل رسمی انگلیسی
Subject: Research Assistant
Dear Professor Sayadi
My name is Sarah Salimi. I am a first-year master’s student in the Faculty of Business Administration. I am writing about research assistantship.
As an aspiring entrepreneur, I am deeply interested in studying how developments in startup financing have affected the corporate structures of new firms operating in international markets. I believe the research you are doing is relevant to my proposed thesis and I am sure it will be a great opportunity to use the skills I have developed while pursuing my graduate studies. I have attached my resume for you.
Thank you for your time. I hope to receive an answer from you soon.
With respect
Sara Salimi
موضوع: دستیار پژوهشی
پروفسور صیادی عزیز
نام من سارا سلیمی است. من دانشجوی سال اول کارشناسی ارشد در دانشکده مدیریت بازرگانی هستم. من در مورد دستیار پژوهشی می‌نویسم.
به‌عنوان یک کارآفرین مشتاق، عمیقاً علاقه‌مند به مطالعه این هستم که چگونه تحولات در تأمین مالی راه‌اندازی بر ساختارهای شرکتی شرکت‌های جدید فعال در بازارهای بین‌المللی تأثیر گذاشته است. من معتقدم تحقیقاتی که شما انجام می‌دهید با پایان‌نامه پیشنهادی من مطابقت دارد و مطمئن هستم که این فرصتی عالی برای استفاده از مهارت‌هایی است که در حین ادامه تحصیلات تکمیلی خود ایجاد کرده‌ام. من رزومه خود را برای شما پیوست کردم.
ممنونم به خاطر وقتی که گذاشتید. امیدوارم به زودی از شما جوابی دریافت کنم.
با احترام
سارا سلیمی
کلام آخر
ایمیل بخشی از ارتباطات روزانه شما است. هنگامی که قصد دارید یک ایمیل انگلیسی بفرستید باید بدانید که اصول و نکات گرامری انگلیسی آن چیست. ایمیل یک ابزار ارتباطی عالی است و زمانی که به درستی نوشته شود می‌تواند تأثیرات مثبتی در زندگی حرفه‌ای و کاری شما داشته باشد. به یاد داشته باشید که نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای وقتی امکان‌پذیر است که تکرار و تمرین مکرر داشته باشید.
