راه های عملی افزایش کارآیی در محل کار

راه های عملی افزایش کارآیی در محل کار

راه های عملی افزایش کارآیی در محل کار

راه های عملی افزایش کارآیی در محل کار

چگونه می توان کارآیی خود را در روزگاری که روزها عین برق و باد می گذرد؛ افزایش دهیم؟ چه راه هایی برای افزایش عملکرد در زندگی و در محیط کار وجود دارد که بتوان در حداقل زمان بیشترین مقدار کار را انجام داد. راه های عملی افزایش کارآیی در محل کار نکته ای است که این روزها می تواند به شما کمک کند تا بتوانید با یک سری ترفندهای ساده بهره وری خود را در محل کار و ودر زندگی شخصی خود چندید برابر افزایش دهید. 

چه در خانه کار کنیم و چه در محل کار و اداره، همگی به دنیال متمرکز بودن و کارآمدتر بودن هستیم تا تمامی کارهای خود را به پایان برسانیم.

در این مقاله، استراتژی های دقیق و بسیار قدرتمندی را به شما معرفی خواهیم کرد که به شما کمک می کنند که بهره وری خود را افزایش دهید و بدون تکیه به اراده، به نتایج عالی را دست یابید. این امر ممکن است؛ فرقی نمی کند که کارفرما باشید یا کارمند، این نکات در هر صورت به شما کمک می کند.

1.از بدترین قاتلان سوددهی دوری کنید:

غالباً افراد با اضافه کردن انواع منابع سعی در افزایش بهره وری خود دارند:
ابزارهای مدیریت زمان، برنامه های ردیابی زمان، تقویم ها، مسدود کننده وب سایت، کتاب های بهره وری و غیره. اما افزایش کارآیی یک سیستم ناکارآمد باعث بهره‌وری بیشتر آن نخواهد شد. قبل از اضافه کردن منابع بیشتر، شروع به کم کردن چیزهایی کنید که بهره‌وری شما را از بین می برد.

قانون شما اول: هیچ گاه ایمیل و پیام های خود را اول صبح چک نکنید.

وقتی شما اول صبح پیام ها و ایمیل های خود را چک می کنید؛ یک نوع حالت تدافعی در شما ایجاد می کند؛ این کار افکار شما را پر از استرس، و افکار منفی کرده و ممکن است مشغول پاسخگویی به ایمیل ها و پیام ها شده و بدون این که حواستان باشد؛ نصف روز را از دست بدهید. شما در واقع در مورد برخی از آن ها هم نمی توانید کاری انجام دهید اما ممکن است کل روز فکر شما را به خودت مشغول می کند. در ادامه ی این مقاله به شما نشان خواهم داد که چگونه به صورت مؤثر ایمیل ها و پیام های خود را بررسی کنید.

قانون شماره دوم: تمامی نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید:

تمامی تلفن های همراه و زنگ های آن ها یک نوع منبع حواس پرتی برای شما محسوب می شود؛ چک کردن آن ها را به زمان های خاصی محدود کنید. زیرا در غیر این صورت تمرکز شما را غیر ممکن می کند. در کل آدمیزاد نمی تواند در آن واحد بر روی چند کار تمرکز داشته باشد؛ و هر بار زنگ خوردن و آمدن پیامی در گوشی شما می تواند تمرکز شما را از بین برده و تا چند دقیقه بعد از پیام هم نمی توانید بر روی کار قبلی خود تمرکز کنید. در واقع این برگشت به کار قبلی حدودا به 23 دقیقه زمان نیاز دارد تا تمرکز اولیه را به دست آورید.

سوم ، بررسی اعلان های گوشی  مانند مواد مخدر عمل می کند:

هر بار که یک پیام، ایمیل و غیره را بررسی می کنید؛ مغز شما دوپامین را آزاد می کند؛ یک ماده شیمیایی که باعث می شود احساس خوبی داشته باشیم.
سرانجام، بدن شما به این مواد شیمیایی معتاد می شود و شما شروع به مصرف آن می کنید – و تنها راه برای ارضای آن ولع، بررسی و چک کردن مدام Gmail ، Slack ، Instagram ، Facebook و غیره است. یک راه حل بسیار ساده این است که گوشی خود را صبح ها بر روی “حالت هواپیما” (airplane mode)  یا “مزاحم نبودن” (“do not disturb”) قراردهید. البته می توانید نوتیفیکیشن های غیر ضروری را غیر فعال کنید.

قانون شماره سوم: دیدن اخبار و لویزیون و خواندن روزنامه و دیدن اخبار داخل فضاهای اجتماعبی اولین چیزی نباشد که اول صبح می خواهید چک کنید.

بهره وری یعنی دستیابی شما به بالاترین سطح در اولویت ها، به طور مؤثر و کارآمد. اولین اولویت شما 100% نباید چک کردن فضاهای مجازی و ایمیل های شما باشد زیرا این کار شما را از اهدافتان دور می سازد و ذهن شما را تا ساعت ها مغشوش می کند.

هیچ کدام از این کارها قدمی برای پیشروی شما به سمت خواسته ها و اهدافتان نیست. بدتر از همه این ها گوش دادن به اخبار و اطلاعات است که تنها تأثیری که بر روی شما دارد آثار منفی است و کاملا شما را مضطرب می سازد.

مهمترین ساعات روز خود را پیدا کنید:

ترفند بالابردن بهره وری بسیار ساده است: سه ساعت اول بعد از بیدار شدن از خواب. این دقیقا همان زمانی است که شما خلاق ترین، متمرکزترین، هوشیارترین، بهره بردار ترین و با انرژی ترین فرد هستید. به همین دلیل باید ساعات روز را شکار کرده و از آن بیشترین بهره را ببرید.

اما چگونه ؟

اول صبح خود را با یک برنامه روتین هر روز آغاز کنید. برنامه ای که در ادامه به شما خواهم داد؛ بهره وری شما را چندین برابر می کند.

تبرت رو تیز کن:

  • مراقبه کن
  • قدم بزن
  • غذای سالم بخور
  • نوشتن اهداف
  • ورزش کردن و غیره…

لازم نیست این کارها را خیلی سخت و یا پیجیده انجام دهید؛ بلکه فقط مهم است که خود را مجاب به انجام روزانه این کارها کنید و با این کار کارآیی خود را 100% افزایش می دهید و این کار شما را بسیار پرانرژی و خلاق می کند. در ضمن از تصمیم های جدید هر روزه خودداری کنید و سعی کنید که هر روز یک سری کارها را انجام دهید و با برنامه پیش بروید.

راز افراد موفق:

اینکه آن ها هر روز همان کاری را انجام می دهند که باید، نه اینکه نصف روز خود را به این فکر باشند که چه بخورند؛ چه بپوشند؛ کجا بروند؛ بلکه هر روز همان غذا، همان کار، همان تمرینات، همان برنامه ها را دارند و همین کار روتین باعث می شود تا آن ها فضای زیادی از ذهنشان خالی باشد تا بتوانند به کارهای مهم تری برسند و آن انرژی شناختی ذهن خود را بر روی کارهای باارزش تر و برای رسیدن به اهدافشان متمرکز می کنند.

سوم کارهای بزرگی انجام دهید:

بعد از انجام یکی از کارهای روتین بالا از 3 ساعت اول روز شما حدود 2 تا 2 ساعت نیم از 3 ساعت شما باقی می ماند که باید بر روی بهترین کار روزانه خود این زمان را صرف کنید. در ادامه به شما خواهم گفت که چگونه.

انجام کارهای کوچک:

چرا باید کارهایمان را به بخش ها و قست های کوچک تقسیم کنیم؟ بسیاری از مردم فکر می کنند دلیل جلو نرفتن کارهایشان به خاطر نداشتن انگیزه و اراده بوده و یا اینکه افراد تنبلی هستند. اما دلیل آن بسیار ساده است.

به عنوان مثال یک نفر لیست های کارهای روزانه اش به این شکل است:

نوشتن وبلاگ

درست کردن سایت

درست کردن یک پیج اینستا و …

خب همه این کارها تقریبا در یک روز غیر ممکن است زیرا ساختن یک سایت کار یکی دو روز نیست بلکه کار ممکن است هفته ها تلاش باشد.

کارهای بزرگ تقریبا همیشه با یک تاریخ نامشخص همراه بوده و موجب می شوند تا به سرانجام نرسند؛ در واقع سنگ بزرگ نشانه نزدن است. در عوض باید آن ها را به کارهای قابل انجام و کوتاه تر تقسیم بندی کنید که بتوانید هر روز یکی را به انجام رسانید. مثلا به جای اینکه بخواهید یک وبلاگ را هر روز بنویسید؛ می توانید یک پیش نویس از آن بنویسید و یا یک طرح کلی از آن را آماده کنید و سعی کنید هر روز تنها بر روی بخش کمی از ان کار کنید.

وقتی کارهای خود را به قسمت های کوچک تر تقسیم بندی کنید؛ می توانید آن ها قابل اندازه گیری و عملی کنید. اگر کارهای خود را به نیم ساعت تقسیم بندی کنید می توانید به راحتی و بدون اینکه بار شناختی خیلی زیادی داشته باشید آن ها را راحت تر انجام دهید. شما از این طریق می توانید در کمترین زمان بیشترین کارها را انجام دهید؛ و وقتی کاری از لیست طولانی خود انجام می دهید اعتماد به نفس شما افزایش پیدا می کند.

مانند یک حرفه ای اولویت بندی کنید:

هر روز تنها 3 کار مهم را انجام دهید نه بیشتر. بهترین انرژی شما در اول صبح است. می توانید مهمترین کار خود را در اول صبح انجام دهید که شما کلی انرژی و انگیزه دارید. برای یافتن 3 کار مهم خود در روز سعی کنید این سؤالات را از خود بپرسید:

چه سه کاری هست که حتی نمی توانید تا فردا برای انجام آن ها صبر کنید.

سه موردی که بیشتری تاثیر را در زندگی ما دارند.

در هر صررت شما باید اولویت بندی را در زندگی خود یاد بگیرید و حتی اگر این لیست کارهای شما 5 عدد باشد باید ببینید آن دو مرود اضافی کدام از اهمیت کمتری برخوردار است و آن را به روز دیگری و یا ساعات آخر روز موکول کنید.

چرا محدودیت زمانی می تواند سرعت شما را افزایش دهد؟

آیا تاکنون شده که برای انجام یک کار کوچک یک ماه وقت داشته باشید؛ اما آن کار کوچک را دقیقا تا دقیقه 90 انجام ندهید؟ در اینجا قانونی برای این امر وجود دارد؛ که به آن قانون پارکینسون می گویند.

این قانون می گوید که کار شما به همان اندازه طول می کشد که شما برای آن زمان می گذارید. یعنی حجم کار زیاد مهم نیست؛ بلکه میزان زمانی که برای انجام آن کنار گذاشته اید مهم است. حال این زمان می تواند 330 دقیقه، 3 ساعت یا 3 هفته باشد. پس برای افزایش بهره وری خود، برای اتمام کاری به خود زمان زیادی ندهید.

هر چه خود را از نظر سرعت و کیفیت بیشتر تحت فشار قرار دهید می توانید کار را سریع تر انجام دهید.  از این طریق می توانید از قانون پارکینسون بیشترین استفاده را بکنید و آن را به نفع خود انجام دهید.

در بین کارهای خود یک تایمر قرار دهید مثلا 20 دقیقه تا بتوانید بین کارهای خود کمی استراحت کنید. بهتر است میزان انجام کار و استراحت بین آن را برای خود ست کنید و ببینید چه میزان کار و استراحت برای شما مناسب تر است.

برخی افراد در پاسخ به این راهکار که نباید اول صبح ایمیل و پیام های خود را چک کنید؛ می گویند کار ما ایجاب می کند که ما ایمیل ها را نگاه کنیم. اکنون می خواهیم این پاسخ ها را به چالش بکشیم. اول این که آیا کار آن ها به صورتی است که هر روز صبح باید در ساعت معینی پیام و ایمیلی را چک کنند و آن را جواب دهند و اگر جواب ندهند اتفاق بدی خواهد افتاد؟

مقالاتی که ممکن است برای شما مفید باشد:

نقش محیط کار بر آرامش و موفقیت

راهکارهایی برای عملکرد موفق در محل کار

چگونه عاشق کارمان باشیم؟

بر موانع غلبه کنید:

استراتژی هایی که در بالا بیان شد همگی مفید هستند اما مهم نیست که چه مقدار از زمان و روز خود را صرف انجام کار می کنید یا چند استراتژی بهره وری را به کار می گیرید؛ اگر از کاری که انجام می دهید متنفر هستید؛ مثمر ثمر نخواهد بود. به همین دلیل اگر همه این ترفندها و هزاران ترفند دیگر را هم برای افزایش کارآیی خود انجام دهید؛ باید حتما مطمئن باشید از کاری که انجام می دهید مطمئن هستید و آن را دوست دارید.

اما یک نکته ی مهم وجود دارد آن هم این که همیشه برای انجام هر کاری و ایجاد هر تغییری یک نوع مقاومت در ذهن ما ایجاد می شود؛ اما وظیفه ما این است که در مقابل این مقاومت ذهنی بایستیم و اجازه ندهیم چیزی ما را از پیش رفتن باز دارد.